Die Ausgangssituation
Die Diakonie Ruhr, eine der größten sozialen Organisationen im Ruhrgebiet mit rund 3.200 Mitarbeitenden und 200 Einrichtungen, sah sich mit erheblichen Herausforderungen im Bereich ihrer IT- und Konnektivitäts-Infrastruktur konfrontiert.
Über Jahre hinweg hatten sich uneinheitliche Regelungen für mobile Geräte und Mobilfunkverträge etabliert, die zu einem Wildwuchs führten. Mitarbeitende nutzten unterschiedliche Smartphones und Verträge, die individuell abgeschlossen wurden und später abgerechnet werden mussten. Dieser Mangel an Standardisierung führte nicht nur zu einem hohen administrativen Aufwand, sondern erschwerte auch die Kommunikation und Dokumentation im Arbeitsalltag.
Zusätzlich basierten viele Arbeitsprozesse auf analogen Methoden, die in der heutigen Zeit ineffizient und zeitaufwändig sind. Gerade in einem Umfeld wie der Sozialwirtschaft, in dem der direkte Kontakt zu Menschen im Mittelpunkt steht, war dies ein Hindernis für eine moderne und effektive Arbeitsweise. Der hohe Kommunikationsaufwand mit der Zentrale sowie fehlende technische Unterstützung für mobile und stationäre Tätigkeiten belasteten den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden. In Kombination mit dem Fachkräftemangel wirkte sich dies negativ auf die Attraktivität der Diakonie Ruhr als Arbeitgeber aus.
Ein weiteres Thema war die Einführung neuer Technologien: Während jüngere Mitarbeitende häufig schon routiniert im Umgang mit digitalen Geräten waren, benötigten ältere Kolleg*innen mehr Unterstützung, um sich mit der neuen Technik vertraut zu machen. Unterschiedliche Erfahrungslevel und Bedürfnisse erforderten ein sensibles Vorgehen, um alle Mitarbeitenden gleichermaßen einzubinden und die Vorteile der Digitalisierung verständlich zu vermitteln. Dabei war es wichtig, Berührungsängste abzubauen und die neuen Lösungen praxisnah und Schritt für Schritt einzuführen.
Die Ziele
Durch die Partnerschaft mit Samsung und Bonamic sollte die Digitalisierung der Diakonie Ruhr vorangetrieben werden, um moderne Arbeitsweisen zu etablieren.
Ziele waren die Standardisierung der IT-Infrastruktur, eine deutliche Zeitersparnis durch optimierte Prozesse sowie die Schaffung einer flexiblen und attraktiven Arbeitsumgebung, die Mitarbeitende aller Generationen anspricht und neue Fachkräfte gewinnt. Im Bereich Sicherheit wurde zudem ein Mobile Device Management (MDM) implementiert, um firmeneigene Geräte zentral zu verwalten, den Zugriff auf sensible Daten zu kontrollieren, Sicherheitsrichtlinien effizient durchzusetzen und den On- und Offboarding-Prozess für die Mitarbeitenden der Diakonie Ruhr zu vereinfachen.